Kejadian dilaporkan di grup pesan
Insiden dilaporkan lewat obrolan, lalu tertimbun pesan lain di hari yang sama. Saat direkap berbulan kemudian, tanggal dan kronologinya sudah harus ditebak.
Sistem Dokumentasi K3
Laporan P2K3 berhenti disusun dari awal setiap kali
Catatan kejadian ada di grup pesan, notulen rapat ada di berkas pengolah kata, foto inspeksi ada di ponsel petugas. Kami rapikan jadi satu tempat yang isinya sudah berbentuk laporan sebelum kamu memintanya.
Yang biasanya terjadi menjelang tenggat laporan
Kalau tiga dari enam hal ini kamu kenali, masalahnya bukan pada ketelitian orangnya.
Notulen rapat tersebar di banyak folder
Setiap sekretaris menyimpan dengan pola penamaan sendiri. Mencari notulen rapat bulan tertentu jadi pekerjaan setengah hari.
Foto inspeksi berhenti di ponsel petugas
Bukti visual temuan ada, tapi tidak menempel pada temuannya. Saat laporan disusun, fotonya tidak lagi bisa dipasangkan ke butir mana.
Rekap dikerjakan ulang tiap periode
Berkas rekap disalin dari periode sebelumnya lalu diedit. Kesalahan periode lama ikut tersalin dan baru ketahuan saat diperiksa.
Sekretaris berganti dan arsipnya ikut pergi
Riwayat dokumen menempel pada orang, bukan pada perusahaan. Pengurus baru mulai dari nol.
Laporan yang sama disusun ulang untuk tiap dinas
Formatnya satu, mengikuti Lampiran Permenaker 13 Tahun 2025, tetapi tujuannya Kepala Dinas Daerah Provinsi di tiap lokasi. Perusahaan dengan banyak lokasi menyusun laporan berulang kali dari sumber data yang sama.
Yang berubah setelah dibereskan
Bukan menambah pekerjaan administrasi. Memindahkan pencatatan ke tempat yang bentuk keluarannya memang sudah laporan.
Laporan tinggal ditinjau, bukan disusun
Data masuk sekali saat kejadian dicatat. Periode pelaporan hanya soal memilih rentang tanggal lalu memeriksa isinya.
Temuan dicatat dari lokasi
Petugas mengisi temuan dan melampirkan foto dari ponsel saat inspeksi berlangsung, bukan mengetik ulang setibanya di kantor.
Riwayat tetap ada saat orangnya berganti
Notulen, daftar hadir, dan tindak lanjut menempel pada perusahaan. Pengurus baru membuka arsip yang sama.
Tindak lanjut punya penanggung jawab dan tenggat
Temuan inspeksi tidak berhenti sebagai catatan. Setiap butir punya pemilik dan status yang terlihat.
Keluaran mengikuti format resminya
Berkas ekspor disusun mengikuti Lampiran Permenaker 13 Tahun 2025 dan bisa dipisah per lokasi kerja, supaya tiap dinas provinsi menerima laporan lokasinya sendiri.
Siap diperiksa tanpa persiapan mendadak
Saat pemeriksaan datang, dokumen pendukung sudah lengkap dan bertanggal, bukan dikumpulkan semalam sebelumnya.
Ruang lingkup pekerjaan
Dikerjakan bertahap. Bagian yang paling sering dipakai dibangun lebih dulu supaya bisa dipakai sebelum seluruh sistem selesai.
Pencatatan kejadian dan nyaris celaka
Formulir pencatatan insiden dengan kronologi, lokasi, korban, tindakan yang diambil, dan lampiran bukti.
Rapat dan keanggotaan P2K3
Jadwal rapat, daftar hadir, notulen, dan keputusan rapat yang bisa ditelusuri per periode.
Inspeksi dan temuan
Daftar periksa inspeksi yang bisa kamu susun sendiri, hasil temuan, foto, dan tindak lanjut berpenanggung jawab.
Rekap dan ekspor laporan
Rekap per periode dan berkas ekspor yang bentuknya mengikuti Lampiran Permenaker 13 Tahun 2025, dipisah per lokasi kerja bila diperlukan.
Berkas peserta pelatihan dan sertifikat
Untuk lembaga pelatihan K3: pendaftaran peserta, kelengkapan berkas, penerbitan dan pengiriman sertifikat.
Peran dan hak akses
Pembedaan akses antara pengurus P2K3, petugas lapangan, dan manajemen, termasuk untuk perusahaan dengan banyak lokasi.
Dasar aturan yang kami pakai
Setiap klaim di bawah bisa kamu periksa sendiri pada dokumen resminya. Kami tidak mengutip ringkasan pihak ketiga.
Kewajiban membentuk P2K3
Pasal 3 ayat (2) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2025 mewajibkan pembentukan P2K3 bagi tempat kerja atau perusahaan yang mempekerjakan pekerja paling sedikit 100 orang, atau yang mempunyai tingkat risiko tinggi. Dasar induknya Pasal 10 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja.
Pelaporan berkala yang disampaikan secara elektronik
Pasal 11 ayat (1) mewajibkan ketua P2K3 menyampaikan pelaporan kegiatan secara berkala satu kali setiap enam bulan, atau sewaktu-waktu apabila diperlukan. Ayat (2) menyatakan pelaporan itu disampaikan secara elektronik melalui sistem informasi yang dikelola Kementerian Ketenagakerjaan, dan ayat (3) memperbolehkan cara manual selama sistem itu belum tersedia.
Tenggat 19 November 2026
Pasal 15 menyatakan sistem informasi pelaporan itu harus terbentuk paling lama satu tahun terhitung sejak peraturan diundangkan. Peraturan ini diundangkan 19 November 2025, sehingga tenggatnya jatuh pada 19 November 2026. Perusahaan yang catatannya masih tersebar akan kesulitan mengisi apa pun bentuk sistemnya nanti.
Pemeriksaan mandiri berbasis website
Pasal 49 ayat (1) Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 11 Tahun 2026 menyebut pengembangan sistem pengawasan dapat dilakukan melalui pemeriksaan norma ketenagakerjaan secara mandiri oleh perusahaan berbasis website, yang hasilnya diverifikasi pengawas ketenagakerjaan. Kata yang dipakai peraturan adalah dapat, bukan wajib, dan pemicunya ada di sisi pengawas.
Dua hal yang tidak kami pakai sebagai alasan. Pertama, PER.04/MEN/1987 yang masih banyak dikutip sebagai dasar P2K3 sudah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku oleh Pasal 16 Permenaker 13 Tahun 2025. Kedua, Bulan K3 Nasional adalah petunjuk pelaksanaan kegiatan, bukan kewajiban digitalisasi, jadi kami tidak menjadikannya alasan untuk membeli apa pun.
Rentang biaya dan durasi
Angka pastinya keluar setelah lingkup dikunci. Yang bisa kami sebutkan sekarang adalah titik masuk dan hal yang menggerakkan posisimu di dalam rentang.
Sistem internal berbasis web
Mulai Rp 25 juta
Pengerjaan 4 sampai 12 minggu
Titik masuk dan durasi di atas mengikuti paket Web App Custom yang sudah kami cantumkan pada halaman jasa pembuatan website. Batas atasnya ditentukan lingkup akhir dan ditulis pada penawaran sebelum pengerjaan dimulai.
Periksa paket Web App Custom di halaman jasa pembuatan websiteYang menentukan posisimu di dalam rentang
Jumlah lokasi kerja
Satu lokasi berbeda dengan enam lokasi, karena tiap lokasi punya laporan dan dinas tujuannya sendiri, sehingga datanya harus terpisah sejak dicatat.
Jumlah peran dan pengguna
Semakin banyak pembedaan hak akses, semakin banyak yang harus diuji sebelum sistemnya dipakai.
Kondisi data lama
Arsip yang sudah rapi di lembar sebar lebih murah dipindahkan daripada arsip campuran kertas dan foto.
Sambungan ke sistem lain
Menarik data karyawan dari sistem kepegawaian yang sudah ada menambah pekerjaan dibandingkan pengisian mandiri.
Pemakaian di lapangan
Pengisian dari ponsel saat inspeksi menuntut penanganan yang berbeda dari pengisian di meja kerja.
Bentuk keluaran yang diminta
Satu format ekspor berbeda dengan beberapa format yang harus dijaga bersamaan.
Studi Kasus
Sistem manajemen pelatihan untuk penyelenggara pelatihan K3
Klien di luar CoreAsia, berjalan di produksi
Pendaftaran dari situs publik masuk langsung ke administrasi dengan kode pendaftarannya sendiri, berkas kelengkapan peserta menempel pada pendaftaran itu, dan setiap perubahan status tersimpan lengkap dengan siapa yang mengubahnya. Jadwal pelatihan, isi situs, dan hak akses tiap peran dikelola dari satu tempat yang sama.
- Pendaftaran dari situs publik masuk ke administrasi tanpa disalin ulang
- Berkas kelengkapan peserta menempel pada pendaftarannya
- Perubahan status pendaftaran tercatat beserta pengubahnya
- Peran dan hak akses diatur sendiri oleh pengelola
Dua hal yang perlu kamu tahu sejak awal. Yang kami sebut di sini sektornya, bukan nama lembaganya. Dan sistem pelaporan P2K3 itu sendiri belum pernah kami kerjakan untuk klien, jadi yang sudah terbukti di sini adalah pengelolaan peserta, kelengkapan berkas, dan jejak perubahannya.
Lihat portofolio lengkapHalaman lain yang mungkin kamu butuhkan
Kalau masalahmu ternyata bukan dokumentasi K3, tiga halaman ini lebih dekat.
Sistem manajemen transaksi dan operasional
Untuk pesanan dan penagihan yang berantakan, bukan dokumentasi kepatuhan.
Sistem informasi klinik dan rekam medis
Untuk fasilitas kesehatan yang sistemnya sudah ada tapi belum tersambung.
Jasa pembuatan aplikasi web
Halaman umum untuk sistem internal yang tidak masuk tiga kategori di atas.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa kali laporan kegiatan P2K3 harus disampaikan?
Pasal 11 ayat (1) Permenaker 13 Tahun 2025 menyebut pelaporan disampaikan secara berkala satu kali setiap enam bulan, atau sewaktu-waktu apabila diperlukan. Kalau selama ini kamu melapor setiap tiga bulan, kemungkinan itu mengikuti kebiasaan lama atau permintaan dinas setempat. Sistemnya tetap kami siapkan supaya bisa mengikuti keduanya.
Perusahaan kami di bawah 100 karyawan, apakah tetap wajib punya P2K3?
Pasal 3 ayat (2) memasang dua kriteria yang bersifat pilihan: mempekerjakan pekerja paling sedikit 100 orang, atau mempunyai tingkat risiko tinggi. Ayat (3) menyatakan penentuan tingkat risiko tinggi mengikuti peraturan perizinan berusaha. Jadi jumlah karyawan bukan satu-satunya penentu.
Kami sudah pakai lembar sebar, apa perlu sistem?
Kalau berkasnya dipegang satu orang dan jarang diubah, lembar sebar masih cukup dan kami tidak akan menyuruhmu mengganti sesuatu yang masih bekerja. Yang biasanya menjadi masalah adalah saat pengisinya lebih dari satu, saat butuh lampiran foto, dan saat riwayat perubahan perlu ditelusuri.
Apakah data lama bisa dipindahkan?
Bisa, sepanjang datanya masih terbaca. Arsip di lembar sebar dipindahkan lebih cepat. Arsip kertas dan foto perlu ditentukan lebih dulu mana yang benar-benar perlu masuk, karena memindahkan semuanya jarang sepadan dengan biayanya.
Apakah CoreAsia menyediakan tenaga Ahli K3?
Tidak. Kami membangun sistemnya, bukan menyediakan personel maupun jasa sertifikasi. Pasal 5 ayat (3) Permenaker 13 Tahun 2025 mensyaratkan sekretaris P2K3 merupakan Ahli K3 yang telah ditunjuk, dan itu di luar layanan kami.
Apakah sistem ini otomatis mengirim ke portal Disnaker?
Tidak, dan kami tidak menjanjikannya. Pasal 11 ayat (2) Permenaker 13 Tahun 2025 menyebut pelaporan disampaikan lewat sistem informasi yang dikelola Kementerian Ketenagakerjaan, dan Pasal 15 memberi tenggat sampai 19 November 2026 untuk sistem itu terbentuk. Selama jalur kirimnya belum terbuka untuk sistem luar, yang kami siapkan adalah keluaran yang bentuknya mengikuti Lampiran peraturan itu dan siap kamu kirim ke dinas provinsi tujuan.
Berapa lama sampai bisa dipakai?
Bagian pencatatan biasanya bisa dipakai lebih dulu, sementara rekap dan ekspor menyusul. Rentang pengerjaan penuh mengikuti paket Web App Custom pada halaman jasa pembuatan website, yaitu 4 sampai 12 minggu tergantung lingkup.
Ceritakan bentuk laporan yang kamu kirim sekarang
Kirimkan satu contoh laporan periode terakhir. Dari situ kami bisa menyebutkan lingkup dan angka, bukan menebak.